Zero errori in magazzino: Il metodo DMAIC e il supporto Crossnova fanno la differenza

Nel settore della logistica, gli errori di ubicazione in magazzino e le inaccuratezze nelle spedizioni costituiscono una delle principali fonti di inefficienza operativa. Questi problemi si traducono in costi aggiuntivi, ritardi nelle consegne e una significativa riduzione della soddisfazione del cliente finale, elementi critici in un mercato sempre più competitivo e orientato alla precisione.

Consapevole dell’importanza di affrontare queste criticità alla radice, Crossnova ha recentemente affiancato un’azienda operante nella logistica nella revisione e ottimizzazione dei propri processi interni.

L’intervento si è basato sull’applicazione rigorosa del metodo DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control), uno degli strumenti chiave della metodologia Lean Six Sigma, focalizzata sul miglioramento continuo e sull’eliminazione degli sprechi.

Attraverso un approccio strutturato e basato sui dati, è stato possibile individuare con precisione le principali cause degli errori, progettare soluzioni mirate e implementare azioni correttive efficaci. I risultati non si sono fatti attendere: l’azienda ha registrato una riduzione significativa degli errori di picking e spedizione, un miglioramento dell’accuratezza nelle movimentazioni di magazzino e, di conseguenza, un incremento della performance operativa complessiva.

Questo caso dimostra come l’integrazione di strumenti analitici avanzati e competenze specialistiche possa generare valore concreto e misurabile, trasformando le sfide operative in opportunità di crescita e competitività.

Perché gli errori in magazzino sono un problema critico?

Ogni errore di ubicazione o spedizione all’interno di un magazzino ha conseguenze che vanno ben oltre il semplice disguido operativo. Si tratta di inefficienze che impattano direttamente sull’intera catena del valore, traducendosi in:

• Costi aggiuntivi legati a resi, rilavorazioni e spedizioni correttive, spesso non previsti nei budget operativi;
• Ritardi nelle consegne, che compromettono il rispetto delle tempistiche promesse al cliente e possono influire negativamente sulla reputazione aziendale;
• Crescente insoddisfazione del cliente finale, con il rischio di perdere fidelizzazione e generare passaparola negativo;
• Utilizzo inefficiente delle risorse, sia in termini di forza lavoro impiegata in attività non a valore aggiunto, sia per lo spreco di spazio fisico occupato da merce movimentata più volte del necessario.

Un recente studio interno condotto da Crossnova ha quantificato in modo oggettivo l’impatto di tali inefficienze. L’analisi ha evidenziato che un magazzino con un tasso di errore pari al 3% può generare oltre 15.000 euro mensili di costi indiretti, attribuibili esclusivamente alle attività di rilavorazione e gestione delle spedizioni errate.

Questi numeri dimostrano chiaramente come anche piccoli margini di errore, se sistemici e non affrontati con un approccio strutturato, possano tradursi in perdite significative. Di fronte a questa realtà, l’adozione di metodologie orientate al miglioramento continuo – come il DMAIC – non è più un’opzione, ma una leva strategica per garantire sostenibilità, efficienza e competitività nel lungo periodo.

Come intervenire in modo strutturato? Il metodo DMAIC

L’approccio DMAIC, acronimo di Define, Measure, Analyze, Improve, Control, è stato implementato in una realtà logistica con più di 5.000 SKU (Stock Keeping Units) e una movimentazione media giornaliera di 2.000 colli.

1. Define

Nel contesto dell’intervento, Crossnova ha avviato una stretta collaborazione con il team operativo dell’azienda cliente, con l’obiettivo di comprendere a fondo le criticità esistenti e definire un piano di miglioramento efficace. Attraverso sessioni di osservazione diretta, analisi dei dati e interviste con gli operatori, è stato possibile identificare il problema principale: un errore ricorrente nell’ubicazione fisica dei prodotti a magazzino e inaccuratezze nella stampa delle etichette di spedizione.

Queste anomalie generavano un effetto a catena lungo tutto il processo logistico, compromettendo la corretta preparazione degli ordini, causando ritardi, rilavorazioni e una crescente insoddisfazione da parte dei clienti finali.

A partire da questa diagnosi iniziale, è stata definita in modo puntuale la macro–criticità da risolvere, ponendo le basi per un progetto di miglioramento guidato dal metodo DMAIC. La fase di definizione (Define) ha incluso la formalizzazione di obiettivi chiari e condivisi, supportati da un set di KPI strategici, fondamentali per monitorare i progressi e validare l’efficacia delle soluzioni implementate. Tra gli indicatori selezionati:

• Tasso di errore nella preparazione degli ordini: per misurare la percentuale di ordini evasi con articoli errati o mancanti;
• Accuratezza nell’ubicazione degli articoli: per valutare la corrispondenza tra l’ubicazione fisica del prodotto e quanto riportato nel sistema gestionale;
• Tempi medi di evasione degli ordini: per monitorare l’efficienza del flusso operativo, dall’ingresso dell’ordine alla sua spedizione finale.

La scelta di questi KPI ha permesso di creare un quadro misurabile e oggettivo della situazione iniziale, facilitando il confronto con i risultati ottenuti nelle fasi successive del progetto. Questo approccio strutturato ha rappresentato un elemento chiave per garantire trasparenza, coinvolgimento del team e orientamento concreto al miglioramento continuo.

2. Measure

Per comprendere in modo oggettivo l’entità delle inefficienze riscontrate, Crossnova ha condotto una dettagliata analisi quantitativa dei processi logistici esistenti, basata sull’osservazione diretta delle attività e sull’elaborazione di dati operativi raccolti nell’arco di un trimestre.

I risultati dell’analisi hanno messo in evidenza tre indicatori chiave di criticità:

• Un tasso medio di errore nel picking pari al 3,8%, segnalando che quasi 4 ordini su 100 contenevano articoli sbagliati o incompleti al momento della preparazione. Questo indicatore rappresenta un importante sintomo di disallineamento tra il sistema gestionale e la disposizione fisica delle merci, oltre a riflettere possibili lacune nei processi di formazione del personale o nella chiarezza delle istruzioni operative.
• Un 2,5% delle spedizioni risultava accompagnato da etichette errate, spesso dovute a imprecisioni nell’associazione tra i colli e i documenti di trasporto. Questi errori generano non solo costi diretti in termini di rilavorazioni e rispedizioni, ma anche un elevato rischio di disservizio per il cliente finale, con impatti reputazionali rilevanti.
• Ogni anomalia post-spedizione richiedeva in media 25 minuti per essere individuata, analizzata e corretta. Questo dato è particolarmente significativo se si considera il numero giornaliero di spedizioni gestite: cumulativamente, si traduce in un impiego consistente di risorse umane su attività non a valore aggiunto, che potrebbero essere invece dedicate ad attività produttive o migliorative.

L’analisi ha fornito un quadro chiaro e numericamente fondato dello stato attuale, confermando l’urgenza di un intervento strutturato. Questi insight sono stati fondamentali per orientare le successive fasi del progetto DMAIC, in particolare per la fase di analisi delle cause (Analyze) e per la definizione di azioni correttive prioritarie e ad alto impatto.

3. Analyze

Nella fase di analisi delle cause (Analyze), il team Crossnova ha applicato strumenti strutturati di problem solving per individuare con precisione le origini delle inefficienze operative riscontrate. In particolare, sono stati utilizzati il diagramma causa-effetto (Ishikawa) e il diagramma di Pareto, strumenti fondamentali nell’ambito del metodo DMAIC per correlare gli effetti osservati (gli errori) alle loro cause radice.

Il diagramma di Ishikawa ha permesso di mappare in modo visivo e sistemico le possibili fonti di errore, suddividendole in categorie principali come Metodi, Manodopera, Materiali, Macchine, Ambiente e Misurazione. L’analisi ha evidenziato due aree critiche con incidenza trasversale sui processi:

1. Scarsa standardizzazione delle ubicazioni di magazzino:
   La disposizione fisica degli articoli non seguiva criteri omogenei o logiche facilmente intuibili dagli operatori. Le ubicazioni venivano spesso modificate senza un aggiornamento tempestivo nel sistema gestionale, creando disallineamenti tra realtà fisica e dati digitali. Ciò generava frequenti errori di picking e una maggiore difficoltà nell’individuazione rapida dei prodotti.
2. Formazione disomogenea degli operatori:
   La mancanza di un percorso formativo strutturato e replicabile per i nuovi addetti generava differenze significative nelle procedure adottate da ciascun operatore. Inoltre, l’assenza di aggiornamenti regolari sulle modifiche operative o sugli standard di qualità contribuiva ad aumentare il rischio di errore, soprattutto nei momenti di maggiore carico di lavoro.

L’utilizzo del diagramma di Pareto, applicato alle tipologie e frequenze degli errori rilevati, ha ulteriormente confermato che circa l’80% degli errori complessivi era attribuibile a queste due sole cause, in linea con il principio 80/20. Questo dato ha offerto un’importante indicazione strategica: intervenire prioritariamente sulla standardizzazione delle procedure e sulla formazione avrebbe generato il maggior impatto in termini di riduzione degli errori, ottimizzando risorse e tempi di miglioramento.

Grazie a queste evidenze, le successive fasi del progetto si sono concentrate sul ridisegno dei layout di magazzino, sulla codifica delle ubicazioni e sull’implementazione di programmi formativi specifici, con l’obiettivo di agire in modo mirato sulle cause primarie identificate.

4. Improve

A seguito dell’analisi delle cause, nella fase di miglioramento (Improve) sono state progettate e implementate una serie di soluzioni mirate, finalizzate a ridurre drasticamente gli errori riscontrati nelle fasi di picking e spedizione. Le azioni si sono concentrate su quattro aree chiave: visibilità, organizzazione, competenze e controllo.

1. Introduzione di codifica a colori e segnaletica migliorata nelle aree di picking
   Per aumentare l’immediatezza visiva e ridurre l’ambiguità nelle attività di prelievo, sono stati adottati sistemi di codifica cromatica associati a categorie merceologiche e corsie specifiche. La segnaletica orizzontale e verticale è stata rivista per guidare gli operatori lungo percorsi logici e coerenti, semplificando l’identificazione delle ubicazioni. Questo ha contribuito a diminuire gli errori di prelievo, in particolare nei momenti di maggiore pressione operativa.
2. Revisione del layout di magazzino e delle logiche di stoccaggio secondo il principio ABC
   Il layout è stato riprogettato secondo criteri ergonomici e di efficienza, con particolare attenzione alla frequenza di movimentazione degli articoli. Applicando la logica ABC, i prodotti ad alta rotazione (classe A) sono stati posizionati in aree facilmente accessibili e vicine alle postazioni di picking, mentre quelli a bassa rotazione sono stati spostati in zone più periferiche. Questo ha permesso una riduzione dei tempi medi di prelievo e un miglior bilanciamento dei percorsi operativi.
3. Implementazione di un programma di formazione standardizzata basato su micro-learning
   Per uniformare le competenze tra operatori e facilitare l’apprendimento continuo, è stato introdotto un modello formativo modulare, erogato attraverso brevi contenuti digitali (micro-learning). Il programma includeva video tutorial, quiz interattivi e casi pratici, facilmente fruibili anche durante le pause o i turni. Questo approccio ha migliorato il livello di preparazione degli addetti, riducendo la variabilità nei comportamenti operativi e incrementando la consapevolezza degli standard di qualità richiesti.
4. Introduzione di un sistema di check automatici tra preparazione e spedizione
   È stato inoltre integrato un meccanismo di verifica digitale automatizzata, che confronta in tempo reale l’ordine preparato con le informazioni presenti nel gestionale prima della spedizione finale. Attraverso la scansione dei codici a barre e l’allineamento dei dati, il sistema è in grado di bloccare o segnalare eventuali discrepanze tra il contenuto dell’ordine e quanto previsto, prevenendo errori prima che raggiungano il cliente.

Grazie a queste azioni integrate, è stato possibile non solo ridurre significativamente il tasso di errore, ma anche aumentare la coerenza dei processi, migliorare l’engagement del personale e favorire una cultura del miglioramento continuo, in linea con i principi Lean Six Sigma.

5. Control

L’efficacia delle azioni implementate è stata monitorata con attenzione nei tre mesi successivi all’intervento, attraverso un sistema di misurazione basato sui KPI definiti nella fase iniziale del progetto. L’obiettivo era non solo verificare il raggiungimento dei risultati attesi, ma anche valutare la sostenibilità dei miglioramenti nel tempo.

I dati raccolti hanno evidenziato risultati estremamente positivi, confermando l’impatto concreto delle soluzioni adottate:

• Riduzione del tasso di errore nel picking dal 3,8% allo 0,9%
  Grazie alla nuova segnaletica, alla riorganizzazione del layout secondo logiche ABC e al rafforzamento della formazione, la percentuale di errori nella preparazione degli ordini si è ridotta di oltre il 75%. Questo dato rappresenta un miglioramento significativo in termini di qualità operativa e affidabilità del servizio.
• Abbattimento degli errori di etichettatura nelle spedizioni dallo 2,5% allo 0,4%
  L’introduzione dei controlli automatici tra preparazione e spedizione ha permesso di intercettare preventivamente gran parte delle anomalie legate alla stampa o all’associazione errata delle etichette. La drastica riduzione degli errori ha comportato una diminuzione dei resi e delle segnalazioni da parte dei clienti.
• Risparmio economico stimato di oltre 45.000 euro in un solo trimestre
  Il calo degli errori ha comportato una riduzione significativa dei costi indiretti, legati a rilavorazioni, spedizioni correttive, gestione delle non conformità e assistenza post-vendita. Secondo le stime effettuate dal team di progetto, i benefici economici netti nel primo trimestre hanno superato i 45.000 euro, con prospettive di ulteriore miglioramento nei mesi successivi.

Oltre ai benefici quantitativi, il progetto ha generato anche impatti qualitativi: maggiore motivazione del personale operativo, miglioramento della collaborazione interfunzionale e rafforzamento della cultura del miglioramento continuo. Il successo dell’iniziativa ha portato l’azienda a valutare l’estensione dell’approccio DMAIC ad altre aree operative, a conferma del valore strategico dell’intervento condotto insieme a Crossnova.

Conclusioni

L’esperienza sul campo dimostra che una gestione strutturata dei processi attraverso DMAIC può portare a una riduzione drastica degli errori e a un miglioramento continuo. Crossnova affianca le aziende logistiche non solo come consulente, ma come partner strategico nell’innovazione operativa.

Se la tua realtà sta affrontando problemi simili o desidera aumentare l’efficienza dei processi logistici, contattaci per una valutazione gratuita del tuo magazzino.