Crossnova

Riduzione Tempi Emissione Offerta e incremento Hit Rate

Settore: Idraulica
Obiettivo: Riduzione attività a non valore aggiunto
Metodologia: Lean Six Sigma
Corso: Six Sigma Green Belt
Soluzioni: Smart Sales Management, Comunicazione, SOP e Training
Saving: 245.000 €/anno

 

 

compass COSA DESCRIZIONE DEL PROBLEMA

IMPORTANZA STRATEGICA

Migliorare il processo di realizzazione delle offerte commerciali significa:

  • Ridurre i Lead Time di emissione delle offerte
  • Incrementare l’indicatore Hit Rate % (successo delle vendite)
  • Migliorare il livello di servizio al cliente
  • Ridurre le attività a non valore aggiunto (NVA) in fase di elaborazione delle offerte

 

FATTORI POTENZIALI

  • Settore industriale
  • Complessità offerta (Bassa, Media, Alta)
  • Area Manager (A, B, C, D, E)
  • Operatore Back Office (1, 2)
  • Sistema di generazione offerta (OLD, NEW)
  • Area geografica

DESCRIZIONE DEL PROBLEMA

  • Un’azienda italiana, leader nella progettazione e produzione di impianti idraulici, è composta da 5 Area Manager e 2 operatori di Back Office.
  • Gli Area Manager non sempre trasferiscono tutte le informazioni necessarie per la preparazione dell’offerta in modo corretto utilizzando il gestionale aziendale. Spesso le informazioni sono frammentate e provengono da canali non ufficiali (es. e-mail o messaggi WhatsApp), generando attività a Non Valore in fase di preparazione dell’offerta commerciale

Logistica

 

 

 

QUANTO MISURA DEL PROCESSO «AS IS»

HIT RATE

Definizione operativa: Percentuale di offerte commerciali tradotte in ordine sul totale delle offerte generate durante il mese in esame.
L’analisi sui 3 anni precedenti evidenzia una probabilità di successo di vendita pari a 14 ordini di vendita per ogni 100 offerte commerciali evase

img1

LEAD TIME EMISSIONE OFFERTA

img2
Il tempo di emissione di offerta medio è 12,93 giorni, superiore al target di 10 giorni lavorativi (USL = 10gg)
La difettosità è calcolata sul numero di ordini rilavorati per informazioni errate e/o mancanti

AREA MANAGER% DiffettositàLT Emissione Offerta (gg)
MANAGER A17%15,2
MANAGER B10%10,9
MANAGER C43%19,3
MANAGER D19%15,8
MANAGER E22%16,0

 

 

 

lens PERCHÈ INDIVIDUAZIONE DELLE CAUSE

RICERCA CAUSE RADICE

img

Hit Rate % stratificato per Area Manager evidenzia performance diverse in funzione del metodo di lavoro

img

La percentuale di successo decresce all’aumentare del tempo impiegato per processare l’offerta commerciale

Hit Rate %MediaMedianaMinimoMassimoDev.STD
OPERATORE 114,7%15,2%5,1%32,0%5,6%
OPERATORE 215,7%16,5%4,2%30,1%5,4%

Dall’analisi dell’Hit Rate % stratificato per Operatore di Back Office non si evidenzia una correlazione statisticamente significativa

Lead Time MedioHit Rate Medio
COMPLESSITÀ BASSA7,5gg22,6%
COMPLESSITÀ MEDIA12,1gg14,8%
COMPLESSITÀ ALTA33,2gg3,9%

CAUSE SELEZIONATE DA AGGREDIRE

 

img

C1
Mancanza di strategia efficace per incrementare la percentuale di successo di vendita.

img

C2
Comunicazione non efficace tra Area Manager e Back Office.

img

C3
Assenza di procedure standard per l’inseri-mento di offerte commerciali a sistema.

 

 

 

COME IMPLEMENTAZIONE DELLE SOLUZIONI

C1

SMART SALES MANAGEMENT
Monitoraggio dinamico e stratificato dell’Hit Rate di vendita; verifica del lead time di emissione dell’offerta commerciale in tempo reale.

C2

COMUNICAZIONE EFFICACE
Semplificazione e automazione del processo di inserimento offerte a sistema, riducendo attese per mancanza informazioni.

C3

img

SOP e TRAINING
Analisi dei processi di emissione offerte e generazione di uno standard. Stesura e condivisione di procedure chiare e puntuali. Formazione di Area Manager e Operatori Back Office.

 

 

 

idea QUANTO MISURA DEL PROCESSO «TO BE»

LEAD TIME

L’implementazione delle azioni correttive nell’ufficio commerciale ha semplificato e standardizzato il processo di emissione delle offerte commerciali, riducendone il Lead Time sia in termini di valore medio, sia di variabilità.
img

Lead Time MedioHit Rate Medio
AS IS12,93gg13,9%
TO BE4,94gg30,8%

HIT RATE

img

  • La riduzione del Lead Time di emissione delle offerte commerciali si è tradotto in un incremento del tasso di successo delle offerte trasformate in ordine
  • A parità di spese commerciali e di offerte medie emesse, il progetto di miglioramento ha consentito di aumentare le vendite annue

 

SAVING DI PROGETTO:
245.000 €/anno

Scopri come raggiungere questi risultati

LEAN SIX SIGMA GREEN BELT
 Metodologia basata su tecniche e strumenti quali-quantitativi, integrante i principi e le tecniche Lean, con la roadmap DMAIC propria del Six Sigma