Riduzione Tempi Emissione Offerta e incremento Hit Rate
COSA DESCRIZIONE DEL PROBLEMA
IMPORTANZA STRATEGICA
Migliorare il processo di realizzazione delle offerte commerciali significa:
Ridurre i Lead Time di emissione delle offerte
Incrementare l’indicatore Hit Rate % (successo delle vendite)
Migliorare il livello di servizio al cliente
Ridurre le attività a non valore aggiunto (NVA) in fase di elaborazione delle offerte
FATTORI POTENZIALI
Settore industriale
Complessità offerta (Bassa, Media, Alta)
Area Manager (A, B, C, D, E)
Operatore Back Office (1, 2)
Sistema di generazione offerta (OLD, NEW)
Area geografica
DESCRIZIONE DEL PROBLEMA
Un’azienda italiana, leader nella progettazione e produzione di impianti idraulici, è composta da 5 Area Manager e 2 operatori di Back Office.
Gli Area Manager non sempre trasferiscono tutte le informazioni necessarie per la preparazione dell’offerta in modo corretto utilizzando il gestionale aziendale. Spesso le informazioni sono frammentate e provengono da canali non ufficiali (es. e-mail o messaggi WhatsApp), generando attività a Non Valore in fase di preparazione dell’offerta commerciale
QUANTO MISURA DEL PROCESSO «AS IS»
HIT RATE
Definizione operativa: Percentuale di offerte commerciali tradotte in ordine sul totale delle offerte generate durante il mese in esame.
L’analisi sui 3 anni precedenti evidenzia una probabilità di successo di vendita pari a 14 ordini di vendita per ogni 100 offerte commerciali evase
LEAD TIME EMISSIONE OFFERTA
Il tempo di emissione di offerta medio è 12,93 giorni, superiore al target di 10 giorni lavorativi (USL = 10gg)
La difettosità è calcolata sul numero di ordini rilavorati per informazioni errate e/o mancanti
AREA MANAGER
% Diffettosità
LT Emissione Offerta (gg)
MANAGER A
17%
15,2
MANAGER B
10%
10,9
MANAGER C
43%
19,3
MANAGER D
19%
15,8
MANAGER E
22%
16,0
PERCHÈ INDIVIDUAZIONE DELLE CAUSE
RICERCA CAUSE RADICE
Hit Rate % stratificato per Area Manager evidenzia performance diverse in funzione del metodo di lavoro
La percentuale di successo decresce all’aumentare del tempo impiegato per processare l’offerta commerciale
Hit Rate %
Media
Mediana
Minimo
Massimo
Dev.STD
OPERATORE 1
14,7%
15,2%
5,1%
32,0%
5,6%
OPERATORE 2
15,7%
16,5%
4,2%
30,1%
5,4%
Dall’analisi dell’Hit Rate % stratificato per Operatore di Back Office non si evidenzia una correlazione statisticamente significativa
Lead Time Medio
Hit Rate Medio
COMPLESSITÀ BASSA
7,5gg
22,6%
COMPLESSITÀ MEDIA
12,1gg
14,8%
COMPLESSITÀ ALTA
33,2gg
3,9%
CAUSE SELEZIONATE DA AGGREDIRE
C1
Mancanza di strategia efficace per incrementare la percentuale di successo di vendita.
C2
Comunicazione non efficace tra Area Manager e Back Office.
C3
Assenza di procedure standard per l’inseri-mento di offerte commerciali a sistema.
COME IMPLEMENTAZIONE DELLE SOLUZIONI
C1
SMART SALES MANAGEMENT
Monitoraggio dinamico e stratificato dell’Hit Rate di vendita; verifica del lead time di emissione dell’offerta commerciale in tempo reale.
C2
COMUNICAZIONE EFFICACE
Semplificazione e automazione del processo di inserimento offerte a sistema, riducendo attese per mancanza informazioni.
C3
SOP e TRAINING
Analisi dei processi di emissione offerte e generazione di uno standard. Stesura e condivisione di procedure chiare e puntuali. Formazione di Area Manager e Operatori Back Office.
QUANTO MISURA DEL PROCESSO «TO BE»
LEAD TIME
L’implementazione delle azioni correttive nell’ufficio commerciale ha semplificato e standardizzato il processo di emissione delle offerte commerciali, riducendone il Lead Time sia in termini di valore medio, sia di variabilità .
Lead Time Medio
Hit Rate Medio
AS IS
12,93gg
13,9%
TO BE
4,94gg
30,8%
HIT RATE
La riduzione del Lead Time di emissione delle offerte commerciali si è tradotto in un incremento del tasso di successo delle offerte trasformate in ordine
A parità di spese commerciali e di offerte medie emesse, il progetto di miglioramento ha consentito di aumentare le vendite annue
SAVING DI PROGETTO:
245.000 €/anno
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SIX SIGMA GREEN BELT
Metodologia basata su strumenti quali-quantitativi per la valorizzazione delle attività a valore aggiunto e la riduzione degli sprechi aziendali, secondo l’approccio DMAIC Six Sigma