Riduzione Tempi Emissione Offerta e incremento Hit Rate Settore: Idraulica Obiettivo: Riduzione attività a non valore aggiunto Metodologia: Lean Six Sigma Corso: Six Sigma Green Belt Soluzioni: Smart Sales Management, Comunicazione, SOP e Training Saving: 245.000 €/anno COSA DESCRIZIONE DEL PROBLEMAIMPORTANZA STRATEGICAMigliorare il processo di realizzazione delle offerte commerciali significa:Ridurre i Lead Time di emissione delle offerteIncrementare l’indicatore Hit Rate % (successo delle vendite)Migliorare il livello di servizio al clienteRidurre le attività a non valore aggiunto (NVA) in fase di elaborazione delle offerte FATTORI POTENZIALISettore industrialeComplessità offerta (Bassa, Media, Alta)Area Manager (A, B, C, D, E)Operatore Back Office (1, 2)Sistema di generazione offerta (OLD, NEW)Area geograficaDESCRIZIONE DEL PROBLEMAUn’azienda italiana, leader nella progettazione e produzione di impianti idraulici, è composta da 5 Area Manager e 2 operatori di Back Office.Gli Area Manager non sempre trasferiscono tutte le informazioni necessarie per la preparazione dell’offerta in modo corretto utilizzando il gestionale aziendale. Spesso le informazioni sono frammentate e provengono da canali non ufficiali (es. e-mail o messaggi WhatsApp), generando attività a Non Valore in fase di preparazione dell’offerta commerciale QUANTO MISURA DEL PROCESSO «AS IS»HIT RATEDefinizione operativa: Percentuale di offerte commerciali tradotte in ordine sul totale delle offerte generate durante il mese in esame. L’analisi sui 3 anni precedenti evidenzia una probabilità di successo di vendita pari a 14 ordini di vendita per ogni 100 offerte commerciali evaseLEAD TIME EMISSIONE OFFERTA Il tempo di emissione di offerta medio è 12,93 giorni, superiore al target di 10 giorni lavorativi (USL = 10gg) La difettosità è calcolata sul numero di ordini rilavorati per informazioni errate e/o mancantiAREA MANAGER% DiffettositàLT Emissione Offerta (gg)MANAGER A17%15,2MANAGER B10%10,9MANAGER C43%19,3MANAGER D19%15,8MANAGER E22%16,0 PERCHÈ INDIVIDUAZIONE DELLE CAUSERICERCA CAUSE RADICE Hit Rate % stratificato per Area Manager evidenzia performance diverse in funzione del metodo di lavoro La percentuale di successo decresce all’aumentare del tempo impiegato per processare l’offerta commercialeHit Rate %MediaMedianaMinimoMassimoDev.STDOPERATORE 114,7%15,2%5,1%32,0%5,6%OPERATORE 215,7%16,5%4,2%30,1%5,4%Dall’analisi dell’Hit Rate % stratificato per Operatore di Back Office non si evidenzia una correlazione statisticamente significativaLead Time MedioHit Rate MedioCOMPLESSITÀ BASSA7,5gg22,6%COMPLESSITÀ MEDIA12,1gg14,8%COMPLESSITÀ ALTA33,2gg3,9%CAUSE SELEZIONATE DA AGGREDIRE C1 Mancanza di strategia efficace per incrementare la percentuale di successo di vendita.C2 Comunicazione non efficace tra Area Manager e Back Office.C3 Assenza di procedure standard per l’inseri-mento di offerte commerciali a sistema. COME IMPLEMENTAZIONE DELLE SOLUZIONIC1 SMART SALES MANAGEMENT Monitoraggio dinamico e stratificato dell’Hit Rate di vendita; verifica del lead time di emissione dell’offerta commerciale in tempo reale.C2 COMUNICAZIONE EFFICACE Semplificazione e automazione del processo di inserimento offerte a sistema, riducendo attese per mancanza informazioni.C3 SOP e TRAINING Analisi dei processi di emissione offerte e generazione di uno standard. Stesura e condivisione di procedure chiare e puntuali. Formazione di Area Manager e Operatori Back Office. QUANTO MISURA DEL PROCESSO «TO BE»LEAD TIMEL’implementazione delle azioni correttive nell’ufficio commerciale ha semplificato e standardizzato il processo di emissione delle offerte commerciali, riducendone il Lead Time sia in termini di valore medio, sia di variabilità. Lead Time MedioHit Rate MedioAS IS12,93gg13,9%TO BE4,94gg30,8%HIT RATELa riduzione del Lead Time di emissione delle offerte commerciali si è tradotto in un incremento del tasso di successo delle offerte trasformate in ordineA parità di spese commerciali e di offerte medie emesse, il progetto di miglioramento ha consentito di aumentare le vendite annue SAVING DI PROGETTO: 245.000 €/annoScopri come raggiungere questi risultati
