Crossnova

Riduzione Tempi Emissione Offerta e incremento Hit Rate

Settore: Idraulica
Obiettivo: Riduzione attività a non valore aggiunto
Metodologia: Lean Six Sigma
Corso: Six Sigma Green Belt
Soluzioni: Smart Sales Management, Comunicazione, SOP e Training
Saving: 245.000 €/anno

 

 

compass COSA DESCRIZIONE DEL PROBLEMA

IMPORTANZA STRATEGICA

Migliorare il processo di realizzazione delle offerte commerciali significa:

  • Ridurre i Lead Time di emissione delle offerte
  • Incrementare l’indicatore Hit Rate % (successo delle vendite)
  • Migliorare il livello di servizio al cliente
  • Ridurre le attività a non valore aggiunto (NVA) in fase di elaborazione delle offerte

 

FATTORI POTENZIALI

  • Settore industriale
  • Complessità offerta (Bassa, Media, Alta)
  • Area Manager (A, B, C, D, E)
  • Operatore Back Office (1, 2)
  • Sistema di generazione offerta (OLD, NEW)
  • Area geografica

DESCRIZIONE DEL PROBLEMA

  • Un’azienda italiana, leader nella progettazione e produzione di impianti idraulici, è composta da 5 Area Manager e 2 operatori di Back Office.
  • Gli Area Manager non sempre trasferiscono tutte le informazioni necessarie per la preparazione dell’offerta in modo corretto utilizzando il gestionale aziendale. Spesso le informazioni sono frammentate e provengono da canali non ufficiali (es. e-mail o messaggi WhatsApp), generando attività a Non Valore in fase di preparazione dell’offerta commerciale

Logistica

 

 

 

QUANTO MISURA DEL PROCESSO «AS IS»

HIT RATE

Definizione operativa: Percentuale di offerte commerciali tradotte in ordine sul totale delle offerte generate durante il mese in esame.
L’analisi sui 3 anni precedenti evidenzia una probabilità di successo di vendita pari a 14 ordini di vendita per ogni 100 offerte commerciali evase

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LEAD TIME EMISSIONE OFFERTA

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Il tempo di emissione di offerta medio è 12,93 giorni, superiore al target di 10 giorni lavorativi (USL = 10gg)
La difettosità è calcolata sul numero di ordini rilavorati per informazioni errate e/o mancanti

AREA MANAGER % Diffettosità LT Emissione Offerta (gg)
MANAGER A 17% 15,2
MANAGER B 10% 10,9
MANAGER C 43% 19,3
MANAGER D 19% 15,8
MANAGER E 22% 16,0

 

 

 

lens PERCHÈ INDIVIDUAZIONE DELLE CAUSE

RICERCA CAUSE RADICE

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Hit Rate % stratificato per Area Manager evidenzia performance diverse in funzione del metodo di lavoro

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La percentuale di successo decresce all’aumentare del tempo impiegato per processare l’offerta commerciale

Hit Rate % Media Mediana Minimo Massimo Dev.STD
OPERATORE 1 14,7% 15,2% 5,1% 32,0% 5,6%
OPERATORE 2 15,7% 16,5% 4,2% 30,1% 5,4%

Dall’analisi dell’Hit Rate % stratificato per Operatore di Back Office non si evidenzia una correlazione statisticamente significativa

Lead Time Medio Hit Rate Medio
COMPLESSITÀ BASSA 7,5gg 22,6%
COMPLESSITÀ MEDIA 12,1gg 14,8%
COMPLESSITÀ ALTA 33,2gg 3,9%

CAUSE SELEZIONATE DA AGGREDIRE

 

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C1
Mancanza di strategia efficace per incrementare la percentuale di successo di vendita.

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C2
Comunicazione non efficace tra Area Manager e Back Office.

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C3
Assenza di procedure standard per l’inseri-mento di offerte commerciali a sistema.

 

 

 

COME IMPLEMENTAZIONE DELLE SOLUZIONI

C1

SMART SALES MANAGEMENT
Monitoraggio dinamico e stratificato dell’Hit Rate di vendita; verifica del lead time di emissione dell’offerta commerciale in tempo reale.

C2

COMUNICAZIONE EFFICACE
Semplificazione e automazione del processo di inserimento offerte a sistema, riducendo attese per mancanza informazioni.

C3

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SOP e TRAINING
Analisi dei processi di emissione offerte e generazione di uno standard. Stesura e condivisione di procedure chiare e puntuali. Formazione di Area Manager e Operatori Back Office.

 

 

 

idea QUANTO MISURA DEL PROCESSO «TO BE»

LEAD TIME

L’implementazione delle azioni correttive nell’ufficio commerciale ha semplificato e standardizzato il processo di emissione delle offerte commerciali, riducendone il Lead Time sia in termini di valore medio, sia di variabilità.
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Lead Time Medio Hit Rate Medio
AS IS 12,93gg 13,9%
TO BE 4,94gg 30,8%

HIT RATE

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  • La riduzione del Lead Time di emissione delle offerte commerciali si è tradotto in un incremento del tasso di successo delle offerte trasformate in ordine
  • A parità di spese commerciali e di offerte medie emesse, il progetto di miglioramento ha consentito di aumentare le vendite annue

 

SAVING DI PROGETTO:
245.000 €/anno

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SIX SIGMA GREEN BELT
 Metodologia basata su strumenti quali-quantitativi per la valorizzazione delle attività a valore aggiunto e la riduzione degli sprechi aziendali, secondo l’approccio DMAIC Six Sigma